Technologie-Entscheidungen
Custom Build oder Standard-SaaS?
Gesamtkosten, Lock-In-Risiko und Time-to-Value im Vergleich. Der Entscheidungsrahmen für europäische Unternehmen, die zwischen Bauen und Kaufen wählen.
Kurz gefasst
- SaaS ist fast immer die richtige Wahl für nicht-kernige Workflows: HR, Buchhaltung, E-Mail, CRM. Die Frage wird erst schwierig, wenn der Workflow für Ihren Wettbewerb zentral ist.
- Custom Build kostet mehr initial (20.000 bis 200.000 Euro je nach Scope), eliminiert aber Nutzungsgebühren und Vendor-Lock-In. Der Amortisationszeitraum liegt typischerweise bei zwei bis vier Jahren.
- Lock-In ist das unterschätzte Risiko. Wechselkosten, Datenmobilitätsgrenzen und Vendor-Preisänderungen bei Verlängerung sind die häufigsten Überraschungen bei den Gesamtkosten.
- Die Build-vs-Buy-Entscheidung sollte mit einer Vendor-Evaluierung beginnen, nicht mit einem Entwicklungs-Brief. Die meisten Unternehmen bauen, was sie hätten kaufen können, und umgekehrt.
- Sehen Sie, wie wir Vendor-Evaluierungen und Technologie-Strategie für europäische Unternehmen durchführen.
Die eigentliche Frage hinter Build vs. Buy
Die Frage ist nicht der Preis. Sie lautet: Ist der Workflow <em>Kern oder Commodity</em>?
Die meisten Build-vs-Buy-Entscheidungen sind von Anfang an falsch gerahmt. Die Standardfrage ist "Was ist günstiger?", obwohl die eigentliche Frage lautet: Ist dieser Workflow ein Bereich, in dem Differenzierung kommerziellen Vorteil bringt, oder ist es eine Commodity-Funktion, die jeder Vendor angemessen abdeckt?
**Wenn der Workflow Commodity ist, kaufen Sie.** Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, E-Mail, Videokonferenz, Projektmanagement: Das sind Kategorien, in die SaaS-Anbieter Millionen investiert haben. Kaufen bedeutet geringere Anfangskosten, schnellere Einführung und laufende Verbesserungen, die der Vendor finanziert.
Wenn der Workflow der Bereich ist, in dem Ihr Unternehmen wirklich konkurriert, bedeutet der Kauf einer generischen Lösung, auf genau die Differenzierung zu verzichten, die Sie wählbar macht. Das Lock-In-Risiko durch den SaaS potenziert sich: Wenn der Vendor bei der Verlängerung die Preise erhöht, haben Sie keine Verhandlungsmacht und keinen Ausstieg.
Direkter Vergleich
Gesamtbetriebskosten über einen Drei-Jahres-Horizont.
| Dimension | SaaS (Standard) | Custom Build |
|---|---|---|
| Anfangskosten | 0–5.000 Euro (Setup, Onboarding) | 20.000–200.000 Euro (Design, Build, Test) |
| Jahr-1-Kosten (typisch) | 10.000–80.000 Euro/Jahr an Abonnements | 30.000–250.000 Euro inkl. Build |
| Jahr-3-Gesamtkosten | Oft höher als erwartet durch Nutzerwachstum und Preiserhöhungen | Meist niedriger nach Amortisation |
| Time-to-Value | 2–8 Wochen | 3–9 Monate |
| Vendor-Lock-In | Hoch; Datenmobilität oft begrenzt | Keiner; Sie besitzen Code und Daten |
| Anpassbarkeit | Begrenzt durch Vendor-Roadmap | Volle Kontrolle; für Ihren Workflow gebaut |
| Wartungsaufwand | Vom Vendor übernommen | Eigenverantwortung |
| Compliance (DSGVO) | Abhängig vom Vendor-Standort | Volle Kontrolle über Datenhaltungsort |
| Beste Eignung | Commodity-Workflows, schneller Start | Kern-Workflows, Differenzierung |
Entscheidungssignale
Wohin die Evidenz typischerweise zeigt.
01
Kaufen, wenn der Workflow nicht der Ort Ihres Wettbewerbs ist
HR, Buchhaltung, CRM, Projektmanagement, E-Mail-Marketing: Das sind Kategorien, in denen ein SaaS-Vendor mit 10.000 Kunden die Produktroadmap finanziert, die Sie brauchen. Kaufen bedeutet geringere Anfangskosten, schnellere Einführung und laufende Verbesserungen. Die einzige Disziplin: Vendor-Evaluierung. Nicht alle SaaS-Anbieter sind gleich bei Datenmobilität, Preisstabilität und Support.
02
Bauen, wenn Differenzierung der Punkt ist
Wenn der Workflow Sie von Wettbewerbern unterscheidet, gibt Ihnen ein generisches SaaS Ihren Konkurrenten das gleiche Tool zum gleichen Preis. Custom Build lässt Sie Ihre spezifische Geschäftslogik, Ihre Compliance-Anforderungen und Ihre Nutzererfahrung in einem System kodieren, das Wettbewerber nicht durch dasselbe Abonnement replizieren können.
03
Lock-In bewerten, bevor Sie einen mehrjährigen SaaS-Vertrag unterschreiben
Die Fragen vor der Unterschrift: Können Sie alle Ihre Daten in einem Standardformat exportieren? Was passiert mit dem Preis bei der Verlängerung, wenn Sie 50 statt 10 Nutzer haben? Was ist der Vendor-Prozess bei Abschaltung oder Akquisition? Lock-In ist nicht nur der Wechsel zu einem anderen Tool. Es geht darum, was mit Ihrer Verhandlungsposition passiert, wenn Sie keine glaubwürdige Exit-Option mehr haben.
04
Hybrid erwägen: SaaS-Kern mit Custom-Integrationsschicht
Viele der besten Ergebnisse sind weder rein Build noch rein Buy. Ein Unternehmen könnte Salesforce als CRM-Kern einsetzen, aber eine Custom-Integrationsschicht bauen, die es mit einem proprietären Angebotssystem verbindet. Das nutzt den Commodity-Vorteil eines gut unterstützten SaaS, während die differenzierte Logik in Code liegt, der dem Unternehmen gehört.
Häufige Fragen
Was Entscheider fragen, wenn das Brief "Build oder Buy" lautet.
Ist SaaS immer günstiger als Custom Build?
Im ersten Jahr fast immer. Über drei bis fünf Jahre hängt es von Nutzerwachstum und Vendor-Preisänderungen ab. SaaS-Abonnementkosten steigen: Ein Tool, das bei 20 Nutzern 20.000 Euro pro Jahr kostet, kostet bei 100 Nutzern oft 80.000 Euro. Custom Build wächst ohne inkrementelle Nutzungsgebühren. Der Kreuzungspunkt liegt meist bei zwei bis vier Jahren.
Wie bewerte ich Vendor-Lock-In vor der Entscheidung?
Fordern Sie im Evaluation-Prozess einen Datenexport an. Wenn der Vendor keinen vollständigen Datenexport in einem Standardformat zeigen kann, ist das ein Signal. Prüfen Sie auch die Vertragsbedingungen für automatische Verlängerung, Preiserhöhungsgrenzen und Datenlöschung bei Kündigung. Lock-In ist am schmerzhaftesten, wenn Sie wechseln wollen, nicht wenn Sie anfangen.
Was kostet Custom Software in Deutschland zu bauen?
Ein fokussiertes internes Tool (ein Workflow, 5 bis 20 Nutzer) kostet typischerweise 20.000 bis 60.000 Euro im Aufbau. Eine kundenseitige Anwendung mit komplexerer Logik kostet 60.000 bis 200.000 Euro. Das sind grobe Richtwerte und hängen stark von der Komplexität der Geschäftslogik, den Integrationsanforderungen und dem umsetzenden Team ab. Die laufende Wartung liegt typischerweise bei 15 bis 25 Prozent der Aufbaukosten pro Jahr.
Was passiert, wenn ein SaaS-Vendor aufgekauft wird oder abschaltet?
Die Datenmobilitätsbedingungen in Ihrem Vertrag bestimmen Ihre Optionen. Wenn der Vertrag dazu schweigt, sind Sie auf das übernehmende Unternehmen oder den Abschaltzeitplan angewiesen. Die Gegenstrategie: Regelmäßige Datenexporte unabhängig von den Vertragsbedingungen durchführen, und jedes SaaS, bei dem Export schwierig ist, als Vendor-Risikoposition im Technologie-Risikoregister führen.
Soll ich SaaS evaluieren, bevor ich mich für Custom Build entscheide?
Ja, immer. Custom-Build-Entscheidungen ohne vorangehende Vendor-Evaluierung zahlen fast immer zu viel. Ein zweiwöchiger Vendor-Evaluierungsprozess kostet einen Bruchteil eines Builds und zeigt oft, dass ein SaaS-Tool 80 bis 90 Prozent der Anforderung zu einem Bruchteil der Kosten abdeckt. Die verbleibende Lücke motiviert dann oft eine Integrationsschicht, keinen vollständigen Custom Build.
Wie wir das bei SomeTech.work angehen
Wir führen Vendor-Evaluierungen durch, bevor wir einen Build scopen.
Wenn ein Kunde mit einem Build-Brief zu uns kommt, ist unser erster Schritt zu prüfen, ob SaaS es zuerst löst. Wir führen strukturierte Vendor-Evaluierungen durch: Anforderungen definieren, zwei bis vier Kandidaten evaluieren, gegen eine definierte Bewertungsmatrix scoren und eine schriftliche Empfehlung erstellen. **Wenn ein Vendor den Bedarf ausreichend deckt, sagen wir das und verzichten auf den Build-Auftrag.** Sehen Sie, wie wir Strategie- und Advisory-Arbeit inklusive Build-vs-Buy-Entscheidungen angehen.
Wenn Custom Build die richtige Antwort ist, scopen wir eng: ein spezifischer Workflow, ein benannter Lead, eine klare Integrationsschnittstelle mit dem Rest des Stacks. Wir scopen keine "Plattform"-Projekte mit offenen Roadmaps. Die Disziplin hält die Kosten kalkulierbar und verhindert, dass der Build in Commodity-Territorium expandiert, das er vermeiden sollte.
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